{"id":444,"date":"2026-10-27T06:22:04","date_gmt":"2026-10-27T05:22:04","guid":{"rendered":"https:\/\/web2b.simonjanvier.com\/actualites\/?p=444"},"modified":"2026-10-27T06:22:04","modified_gmt":"2026-10-27T05:22:04","slug":"changer-de-crm-reprise-donnees-tri-avant-migration","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/web2b.simonjanvier.com\/actualites\/ressources\/outils-crm\/changer-de-crm-reprise-donnees-tri-avant-migration\/","title":{"rendered":"Changer de CRM : ce qu’il faut reprendre, ce qu’il faut laisser"},"content":{"rendered":"

Un changement de CRM \u00e9choue rarement sur la technique. Il \u00e9choue sur le tri. L’\u00e9quipe veut \u00ab tout reprendre \u00bb, parce que personne ne veut assumer la suppression d’une fiche ; l’int\u00e9grateur facture au volume, sans avoir d’avis sur la valeur commerciale de ce volume ; et dix-huit mois plus tard, le nouvel outil contient les m\u00eames dizaines de milliers de fiches mortes que l’ancien, enrichies des doublons n\u00e9s de la fusion.<\/p>\n

La bascule est pourtant la seule occasion, dans la vie d’un CRM, o\u00f9 arbitrer ce que vaut votre donn\u00e9e commerciale ne co\u00fbte presque rien de plus : vous devez de toute fa\u00e7on toucher chaque enregistrement. Ce qui suit est la m\u00e9thode de tri, dans l’ordre o\u00f9 elle doit \u00eatre men\u00e9e.<\/p>\n

Le tri se fait avant l’export, pas apr\u00e8s<\/h2>\n

L’erreur de s\u00e9quencement est quasi syst\u00e9matique : on migre tout, on se promet de nettoyer \u00ab une fois en production \u00bb, et ce nettoyage n’arrive jamais. Deux raisons \u00e0 cela. La premi\u00e8re est que l’\u00e9quipe d\u00e9couvre le nouvel outil au moment m\u00eame o\u00f9 elle devrait juger la pertinence des fiches : elle n’a aucun rep\u00e8re pour trancher. La seconde est que la donn\u00e9e migr\u00e9e devient imm\u00e9diatement la r\u00e9f\u00e9rence, et la supprimer trois mois plus tard demande un courage que la mise en production a \u00e9puis\u00e9.<\/p>\n

Trier avant l’export a un second effet, moins \u00e9vident. Le volume r\u00e9el que vous reprenez est votre meilleur argument de n\u00e9gociation sur le co\u00fbt de la prestation de migration, souvent index\u00e9 sur le nombre d’objets \u00e0 reprendre et d’heures de mapping.<\/p>\n

Quatre lots, quatre d\u00e9cisions<\/h2>\n

D\u00e9coupez la base en quatre lots avant d’ouvrir le moindre fichier d’export. Chacun se juge sur un crit\u00e8re diff\u00e9rent, et un seul se reprend \u00e0 l’identique.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n\n
Lot<\/th>\nCrit\u00e8re de d\u00e9cision<\/th>\nCe que vous reprenez<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Clients avec relation vivante<\/td>\nFacturation ou \u00e9change sur 24 mois<\/td>\nTout : fiche, contacts, historique, documents contractuels<\/td>\n<\/tr>\n
Affaires en cours<\/td>\n\u00c9tape de pipeline ouverte et dat\u00e9e<\/td>\nTout, et en priorit\u00e9 : la reprise se v\u00e9rifie affaire par affaire<\/td>\n<\/tr>\n
Prospects non clients<\/td>\nDate du dernier contact \u00e9manant du prospect<\/em><\/td>\nLa fiche, seulement si la dur\u00e9e de conservation le permet<\/td>\n<\/tr>\n
Historique clos et perdu<\/td>\nValeur d’analyse, pas valeur d’action<\/td>\nUn export archiv\u00e9 hors CRM, pas une fiche active<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

Le quatri\u00e8me lot est celui qui fait le plus de d\u00e9g\u00e2ts. Les affaires perdues des cinq derni\u00e8res ann\u00e9es ont une vraie valeur : elles disent vos motifs de perte et vos concurrents r\u00e9currents. Mais cette valeur est analytique, et elle se consomme une fois, dans un tableur ou un outil de reporting. Import\u00e9e en fiches actives, elle ne produit que du bruit dans les listes de vos commerciaux et fausse chaque compteur du nouvel outil.<\/p>\n

\nArbre de d\u00e9cision pour la reprise d’une fiche CRM<\/title>\nTrois questions successives d\u00e9cident si une fiche est migr\u00e9e telle quelle, compl\u00e9t\u00e9e avant migration, ou purg\u00e9e et archiv\u00e9e hors du CRM.<\/desc>\n\n\nFiche de<\/text>\nl’ancien CRM<\/text>\n\n\nRelation vivante<\/text>\nou affaire ouverte<\/text>\nsur 24 mois ?<\/text>\n\noui<\/text>\n\nnon<\/text>\n\nLes champs utiles<\/text>\nsont-ils remplis<\/text>\n\u00e0 plus de 20 % ?<\/text>\n\nDernier contact venu<\/text>\ndu prospect il y a<\/text>\nmoins de 3 ans ?<\/text>\n\n\nMigrer<\/text>\ntelle quelle<\/text>\n\n\nPurger ou archiver<\/text>\nhors du CRM<\/text>\n\nCompl\u00e9ter<\/text>\navant de migrer<\/text>\n\nnon<\/text>\n\n<\/marker>\n<\/marker>\n<\/marker>\n<\/marker>\n<\/defs>\n<\/svg>
Le tri d’une base CRM avant migration : trois sorties possibles, dont une seule est une reprise \u00e0 l’identique.<\/figcaption><\/figure>\n

Ce que vous n’avez pas le droit de reprendre<\/h2>\n

Sur le lot des prospects, le tri n’est pas une question de go\u00fbt. La CNIL retient, pour un prospect non client, une conservation de trois ans \u00e0 compter de la collecte ou du dernier contact \u00e9manant du prospect : une demande de documentation, un clic dans un courriel. Le point le plus souvent ignor\u00e9 est le suivant : la simple ouverture d’un message que vous avez envoy\u00e9 ne constitue pas un contact \u00e9manant du prospect. Vous ne pouvez donc pas prolonger ind\u00e9finiment un d\u00e9lai de trois ans en comptant vos propres envois et les ouvertures qu’ils produisent.<\/p>\n

La cons\u00e9quence pratique est directe. Si votre base contient des prospects dont le dernier signe actif remonte \u00e0 plus de trois ans, la migration n’est pas le moment de les transporter dans un outil neuf : c’est le moment de les supprimer, ou de leur demander explicitement s’ils souhaitent continuer \u00e0 recevoir vos offres. Sans r\u00e9ponse positive claire, la donn\u00e9e doit \u00eatre effac\u00e9e ou archiv\u00e9e. Le r\u00e9f\u00e9rentiel de la CNIL n’est pas contraignant et il reste possible de s’en \u00e9carter, \u00e0 condition de pouvoir justifier ce choix par \u00e9crit : autant savoir, avant la bascule, que c’est cette justification qu’il faudra produire.<\/p>\n

Un d\u00e9tail \u00e0 ne pas perdre en route : les informations n\u00e9cessaires au respect d’une opposition \u00e0 la prospection se conservent, elles, au moins trois ans \u00e0 compter de cette opposition. Une liste d’exclusion mal migr\u00e9e se traduit par des relances adress\u00e9es \u00e0 des personnes qui vous avaient explicitement demand\u00e9 de cesser. C’est la seule partie de la base dont l’oubli se voit imm\u00e9diatement de l’ext\u00e9rieur. Le d\u00e9tail des dur\u00e9es est consultable dans le questions-r\u00e9ponses de la CNIL sur les r\u00e9f\u00e9rentiels de gestion des activit\u00e9s commerciales<\/a>.<\/p>\n

Les champs : la r\u00e8gle du taux de remplissage<\/h2>\n

Vient le mapping, c’est-\u00e0-dire la correspondance entre les champs de l’ancien outil et ceux du nouveau. C’est l\u00e0 que le projet s’enlise, parce que chaque champ existant trouve toujours quelqu’un pour le d\u00e9fendre. Un test simple suffit \u00e0 trancher : mesurez le taux de remplissage r\u00e9el de chaque champ personnalis\u00e9 sur les douze derniers mois, et n’en reprenez aucun en dessous de 20 %<\/strong>.<\/p>\n

Un champ rempli une fois sur dix n’est pas un champ, c’est une intention. Il ne sert ni au filtrage ni au reporting, puisqu’aucune liste construite dessus n’est fiable. Le reprendre revient \u00e0 transporter dans le nouvel outil la dette qui rendait l’ancien illisible. Trois cat\u00e9gories m\u00e9ritent cette coupe sans d\u00e9bat :<\/p>\n